Las conferencias y los webinars pueden ser complejos y requieren mucha organización y trabajo previos para que tengan éxito. De hecho, hay muchas tareas a completar antes, durante, y después de una conferencia para que el evento tenga éxito. Esto incluye contactar con el chair y los ponentes en distintos puntos del proceso para garantizar que tienen todo el apoyo necesario para presentar su investigación de manera efectiva. Otros aspectos cruciales son la promoción del evento, el diseño de las páginas web, y la recogida de feedback después del evento. Sobre todo, las conferencias y webinars tienen que ser monitorizados cuidadosamente en caso de que los ponentes se encuentren con cualquier problema técnico.

El equipo de conferencias

Detrás de toda conferencia se encuentra un equipo entero dedicado a revisar todos y cada uno de los detalles del evento. El papel principal de este equipo es ayudar a que los chairs y ponentes puedan dar chalas y presentaciones exitosas.

Recientemente hemos retomado la organización de conferencias presenciales. Aunque es muy emocionante, también requiere mucho trabajo para que tengan éxito. Por ejemplo, las conferencias presenciales generalmente implican el viaje de ponentes y participantes. Debido a esto, se deben organizar todos aquellos aspectos relacionados con la industria hotelera, como el catering y los hoteles. Las conferencias presenciales suponen un nivel más de responsabilidad.

La semana pasada, publicamos un resumen de la 4th International Conference on Materials: Advanced and Emerging Materials (en inglés). Esta semana, hemos tenido la oportunidad de sentarnos con un miembro esencial del Equipo de Conferencias, la Dra. Elena González. Ella fue la responsable de la organización y funcionamiento de la conferencia ICM.

Entrevista con la Dra. Elena González

¿Cuánto tiempo llevas en MDPI? ¿Y dónde empezaste cuando te uniste al equipo de MDPI?

EG: Empecé en MDPI en junio de 2020 como miembro del Equipo de Conferencias y del Institutional Open Access Program (IOAP) en la oficina de Barcelona.

¿Cuál es tu posición actual en el Equipo de Conferencias?

EG: Como organizadora de conferencias, me encargo de organizar distintos tipos de eventos científicos des de su inicio hasta su finalización. Organizamos webinars y conferencias virtuales; este año, ya hemos retomado la organización de conferencias presenciales.

¿Cuál es el aspecto más importante de una conferencia?

EG: ¡La planificación! Durante los días del evento, debes tener todo en orden y sólo tratar con sorpresas que puedan surgir en el último momento. Para garantizar que todos los aspectos de la conferencia están cubiertos, la planificación empieza con una antelación de 12–15 meses.

¿Cuáles son las tareas más importantes para la organización de una conferencia?

EG: Buscar y escoger un recinto, catering, y sponsors adecuados. También invitar a ponentes, establecer el programa científico, y determinar el horario. La promoción del evento mediante distintos canales de comunicación y proporcionar asistencia a los participantes antes y durante el evento.

¿Cuáles dirías que son las ventajas de participar o atender a una conferencia para los académicos y estudiantes?

EG: La investigación científica puede llegar a ser un poco aislante – tu trabajo en el laboratorio está centrado sobre todo en un campo en particular. Para avanzar, es importante tener en cuenta la visión general y ser original y creativo. Las conferencias son un núcleo vital para el intercambio de información y un centro de discusión entre investigadores de todo el mundo. Las conferencias proporcionan un fórum práctico y tangible para la transferencia de conocimiento y estimulan la creación de nuevas ideas y de colaboraciones internacionales fructíferas.

¿Cuál sería tu consejo para los chairs o ponentes de las conferencias?

EG:  Para los chairs, si se plantean organizar un evento, les recomendaría obtener ayuda de colegas o de un organizador de eventos. Puede a llegar a ser agotador y requiere de mucho tiempo y dedicación la organización de un evento mientras estás haciendo investigación. Para los ponentes, les aconsejaría tener su presentación preparada y ensayada, y asegurar que se ciñen al tiempo de la charla. Una vez en la conferencia, que disfruten conociendo a gente nueva, estableciendo colaboraciones, y participando en discusiones.

Resumen

Los webinars y las conferencias son importantes para la promoción de la investigación y la innovación. El trabajo que realiza el Equipo de Conferencias es crucial para compartir las investigaciones más recientes e invitar a nuevos investigadores a participar. Como empresa, siempre estamos buscando nuevas e interesantes maneras de promover la investigación. Con la vuelta de las conferencias presenciales esperamos proporcionar una plataforma a más investigadores para hablar sobre sus proyectos más impactantes.

Si estás interesado/a en las conferencias y webinars del año próximo, visita sciforum.net. Si ves cualquier conferencia o webinar que puedan ser de tu interés, por favor contacta con la revista específica o la persona de contacto del evento.

Este artículo es una traducción. El artículo original fue publicado por Daniella Maritan-Thomson en el blog en inglés.